PEPPOL zonder kopzorgen

Wanneer je facturen ontvangt en verstuurt via post of e-mail, moeten die eerst manueel worden verwerkt. Dat wil zeggen: de brief openen of het bestand downloaden en vervolgens doorsturen naar een boekhoudprogramma. Gebeurt dat verkeerd of raakt het document zoek, dan zorgt dat voor gedoe en vertraging.

Om elektronisch te factureren heb je PEPPOL-proof facturatiesoftware nodig, liefst met een geïntegreerde digitale brievenbus.

Er zijn dus 5 hoofdspelers in het proces:

1. De verzender: het bedrijf dat een factuur wil sturen.
2. Het access point van de verzender: de verzender stuurt zijn factuur (via de boekhoudsoftware of e-facturatiesoftware) naar een PEPPOL-proof access point. Dat is een soort digitaal postkantoor dat aangesloten is op het PEPPOL-netwerk.
3. Het PEPPOL-netwerk: dit netwerk zorgt voor de veilige en correcte levering van de factuur. Alle partijen op het netwerk volgen dezelfde afspraken: welk formaat een factuur moet hebben, hoe alles beveiligd is, hoe je weet wie wie is, enzovoort.
4. Access point van de ontvanger: aan de andere kant zit het access point van de klant (de ontvanger van de factuur). Die zorgt ervoor dat de factuur wordt afgeleverd in het juiste formaat en via een beveiligde verbinding aan het boekhoudsysteem van de klant.
5. De ontvanger: de ondernemer/organisatie die een factuur zal ontvangen.

Samengevat: dankzij het PEPPOL-netwerk komt de factuur terecht in een soort publieke digitale brievenbus. Van daaruit gaat ze automatisch en rechtstreeks naar de ontvanger. Zónder menselijke tussenkomst, in het juiste formaat en dus zónder fouten. De facturatietool bundelt alle facturen op één plek. Dat maakt alles een pak overzichtelijker en bevordert een snelle afhandeling en betaling.